話がまとまらなくて行ったり来たりの議論

枝分かれして、会議の目的がわからなくなる

あなたは、会議中に話している中で、キーワードが枝分かれしていくと感じた経験はありますか？枝分かれした議題も重要な課題なので、あれもこれも大切だと思い、それを解決しないと先に進めなくなってしまうことがあります。

私もそのような経験があり、会議の目的には沿っているようで、なぜか方向が誤ってしまっていると感じたり、感情的なことを思い出してそこから抜け出せなくなる人もいました。そのことは、今の課題をクリアするために、その人にとっては大切な事象なのです。

頭で話し合っていて見えてるものが一緒じゃない

前職の社長に教わったことは、「話し合いの時には、全員が同じものを見る」ということでした。それまでは、ホワイトボードに書くことも、紙に書くこともせずに、ひたすら思ったことを伝え合っていました。

考え方は人それぞれで、背景も経験も全員違うので、一人の人が伝えたことが１００％全員に伝わっているとは限りません。すべてでなくても、自分の考えに当てはめながら理解していることもあると思います。

そこで、自分との違和感を感じたときに、反発だったり、疑問だったりが出てきて、話がなかなかまとまらなくなります。

あとで何を話していたのかわからなくなる

長い話し合いが終わって、「一体この時間はなんだったのだろう？」という経験はないでしょうか。議事録もなく、ホワイトボードに書き込みもないので画像としても残せず、次につながらないというもったいない時間を過ごしてしまいます。

課題が問題解決だったとき、解決の最中で新たな問題が出てきて、その解決に時間がかかってしまったり、この先の計画を話し合っているときに問題点が見つかって、その問題の解決に集中して本来時間をとっておいた話し合いができなかったりすることもあります。

なんのために時間をとって集まったのかということから逸れないように、何をしたらよいのでしょうか。

伝え合える人間関係づくり

言い合いしても受け止め合えること

話し合いの中で、信頼関係ができていないと、違う意見がぶつかりあってしまうことがあります。でも信頼関係ができていると、きついこともズバッと伝えて、受け止めるほうは一瞬はイラっとしても、一旦は受け止めることができるようになります。

この信頼関係を築くためには、長い時間をかけることもあれば、会ったその時からできるだけ早く築けることもあります。あなたにできることは、まずは相手の考えを受け止め続けることです。納得いかなくても、違和感を感じても、相手の言葉の中から価値かなと思うところを見つけてみてください。

相手の価値を見つけることがなかなか難しいと思うときは、ぜひコーチングの門をたたいてみてください。私はコーチングで受け止め方がかなり変わりました。今まで苦手なタイプだった人の話をよく聞けるようになり、違和感やイラっとするときでも、その中に輝く部分の可能性を見つけることができるようになりました。

受け止められない時はどうするか

相手の話を受け止められないときは、「今は受け止めらる状態ではない」というのが正直なので、無理に相手のよいところを見つけなくても大丈夫です。ジワジワと自分なりの解釈ができたら、しっかりと受け止めます。

あなたに起こる状況の中で、あなたの思考をコントロールできるようになったときに、タイムマネジメント改革が起こります。

タイムマネジメント改革

タイムマネジメントとは、「時間の中でどれだけ自分の感情をコントロールできるか」でうまくいくかいかないか決まります。時間管理でなく、自己意識の管理になります。話し合いを目的に沿って進めて、時間内にスッキリと終わるためには、事前準備はもちろんのこと、事前に心を整えてみることも大切になります。

どんな感情になっても、どんな違和感になっても、それを俯瞰的にみて、今話し合いを続けていくものなのか、問題をその時は問題視せずに次の課題として残しておくのかという判断も、思考のコントロールになると思います。

私自身、これができるようになってから、それまであった毎日3時間の残業がなくなり、休日出勤もなくなり、現場のスタッフが習い事を始める時間ができたり、プライベートが充実するようになりました。

私がタイムマネジメントを心掛けたことによって、スタッフ全員もタイムマネジメントができるようになりました。リーダーとして、一人一人の問題に向き合って解決することが必要なこともありますが、問題を横に置いておくこともしました。その時に必要なことが終わってから必ずフォローを厚くすることに加えて、そのスタッフがやってみたかったことをリクエストするようにもしました。

働き方改革の一つとして、タイムマネジメント改革を始めてみませんか？